Oletko opettanut asiakkaasi maksamaan laskunsa myöhässä?

Kuinka tarkkaan olet pohtinut yrityksesi laskutusprosessia?

Digitalisaatio muuttaa kovaa vauhtia laskutuksen prosesseja ja pakottaa yritykset miettimään niiden automatisointia. Myyntilaskutuksen tehokkuus korostuu sitä mukaa, mitä enemmän yrityksellä on laskuja seurattavana tai mitä suuremmista laskun pääomista on kysymys.

Otsikon kysymyksen tulisi kuitenkin olla tällä hetkellä jokaisen aktiivisen ja prosessejaan kehittävän organisaation huomion alla. Liian monessa yrityksessä laskutus pyörii vielä ajatuksella “näinhän se on aina meillä toiminut”, eikä prosessin tehostamisesta nykypäivän tasolle ole edes keskusteltu. Samaan aikaan kilpailijat kehittävät kovaa vauhtia omia prosessejaan ja kurovat etumatkaa hitaammin reagoiviin toimijoihin.

Tässä kirjoituksessa tarjoamme napakan tietopaketin ja keinovalikoiman, joiden pohjalta yrityksesi voi arvioida käytäntöjään ja kehittää niitä eteenpäin.

Tukeeko nykyinen laskutusprosessimme yrityksen ydinliiketoimintaan keskittymistä, ja voidaanko henkilöresursseja käyttää tuottavampaan työhön?

Mitä laskutuksen automatisoinnissa tulisi huomioida?

Jokainen laskutettu euro sitoo yrityksen käyttöpääomaa laskun maksuajan verran, joten laskutusprosessin tulisi toimia mahdollisimman saumattomasti ja suoraviivaisesti. Olet varmasti huomannut, että mitä kauemmaksi eräpäivästä asiakkaasi maksu siirtyy, sitä epätodennäköisemmin lasku tulee maksetuksi.

Jokaisen yrityksen olisi hyvä viimeistään tätä kirjoitusta lukiessaan miettiä seuraavia kysymyksiä: tukeeko nykyinen laskutusprosessimme yrityksen ydinliiketoimintaan keskittymistä, ja voidaanko henkilöresursseja käyttää tuottavampaan työhön?

Tämän olennaisen pohdinnan jälkeen laskutuksen voi hoitaa joko itse tai kumppanin kautta. Alla olemme eritelleet osa-alueet, joiden myötä yrityksesi myyntilaskutuksen perusasiat ovat kunnossa.

Laskutusprosessin kriittinen tarkastelu

Onko myyntireskontrasi ajantasainen? Toimivassa laskutusprosessissa myyntilaskut etenevät saumattomasti ja laskut lähtevät asiakkaille heti, kun tuote on myyty tai palvelu suoritettu.

Tehokas maksuvalvonta muodostuu tehokkaasta myyntireskontrasta sekä oikea-aikaisista toimenpiteistä erääntyneisiin laskuihin. Tehokas myyntilaskutus syntyy myös siitä, että yrityksen myyntireskontran hoitamiseen käytetty järjestelmä tukee mahdollisimman korkeaa automaatioastetta.

Oikeiden laskutustapojen valinta

Laskut tulevat paremmin maksetuksi, kun asiakkaille tarjotaan heille sopivin laskutustapa – verkkolaskut jäävät muita laskuja harvemmin maksamatta. On myös hyvä muistaa, että laskujen selkeä, uskottava ja brändillesi mukautettu ulkoasu luo osaltaan hyvää yrityskuvaa.

Asiakaspalvelun hyvä tavoitettavuus

On ensiarvoisen tärkeää, että laskutuksen asiakaspalvelu on asiantunteva ja helposti lähestyttävissä eri kanavien kautta. Tämä luonnollisesti sitoo henkilöstöresursseja, joten asiakaspalvelun toteutustapojen tehokkuus suhteessa yrityksen ydinliiketoimintaan on syytä miettiä tarkkaan.

Laskutuksen ja perinnän automaatio varmistaa nopean kassakierron

Tehokas maksuvalvonta osana laskutusprosessia

Sekä kuluttaja- että yritysasiakkaiden maksukäyttäytyminen on nykyisellään varsin vaihtelevaa, eivätkä kaikki maksa laskuja ajallaan toimivastakaan luottotarkistuksesta huolimatta. Tästä syystä maksumuistutus- ja perintäpalvelut nivoutuvat kiinteäksi osaksi laskutusprosessia.

Parhaiden tulosten saavuttamiseksi nopeus on tärkeimmässä asemassa, kun erääntyneen laskun perintä aloitetaan. Laskutuksen ja perinnän automaatio varmistaa nopean kassakierron, mikä puolestaan vähentää yrityksen tarvitseman käyttöpääoman määrää.

Kun perintää käynnistetään, ensimmäisenä tulee huomioida ovatko perittävät asiakkaat yrityksiä vai kuluttajia, sillä perintäprosessia koskeva lainsäädäntö jakautuu tältä osin.

Yrityssaatavat

Maksumuistutus on hyvä tapa aloittaa perintä, sillä se on kustannustehokas ratkaisu ilmoittaa asiakkaalle, että lasku on jäänyt maksamatta sovittujen ehtojen mukaisesti. Yrityksen mietittäväksi jää, onko maksumuistutus tehokas itse lähetettynä vai pitäisikö käyttää isompia hartioita eli perintäyhtiötä kumppanina.

Yleensä nykyiset järjestelmät mahdollistavat kylläkin maksumuistutusten lähetykset automaattisesti tai ainakin osin automaattisesti, mutta se ei vielä takaa kassakierron nopeutta.

Yritykselle huomautuskirjeen saa lähettää pian laskun erääntymisen jälkeen. Itse suosittelemme maksumuistutuksen lähettämistä, kun eräpäivästä on kulunut 7–10 vuorokautta.

Kuluttajasaatavat

Kuluttajalle maksumuistutuksen voi periaatteessa lähettää nopeastikin maksun eräännyttyä. Varsinaisen maksuvaatimuksen voi lähettää kuitenkin vasta 14 vuorokauden kuluttua eräpäivästä. Tällöin voidaan lain mukaan myös vaatia asiakkaalta 5 euron huomautuskuluja.

Maksuajan lisäksi perintälaki säätelee siis myös huomautus- ja perintäkuluja, perittävän viivästyskoron prosentin suuruutta sekä yksityisyyttä.

Miten PPG voi auttaa sinua tehostamaan yrityksesi maksuvalvontaa?

Laskutus- ja maksuvalvontapalveluidemme avulla yritys voi keskittää resurssinsa täysin omaan liiketoimintaansa ja siirtää kaikki laskutukseen ja maksuvalvontaan liittyvät toimenpiteet tehtäväksemme.

Voit ottaa maksuvalvontapalvelun käyttöösi lähes mihin taloushallinnon järjestelmään tahansa. Integraatio järjestelmään on yleisesti ottaen maksuton ja kestää alle tunnin. Soita tai täytä yhteydenottolomake ja kysy lisää!

Mikäli sinulta puuttuu vielä toimiva laskutusohjelmisto voit myös tutustua laskutusohjelmaan PPG Manageriin, jonka kautta saat myös laskutuspalvelun käyttöösi.

Takaisin

JÄTÄ YHTEYDENOTTOPYYNTÖ

Täytä alla oleva lomake, niin otamme sinuun nopeasti yhteyttä.

Haluatko oppia lisää perinnästä? Lataa maksuton perintäopas

Perinnän pikaoppaasta saat kokonaiskuvaa perinnästä sekä arvokkaita vinkkejä, joilla voit tehostaa ja kehittää oman yrityksesi toimintaa.

Lataa opas